Actualmente se han incrementado las revisiones de software en muchas oficinas de la Ciudad de México, esto se deriva del uso excesivo de Software Pirata.
Si bien, el tener Software Original no es del todo económico, dependiendo de la versión que se necesite utilizar, tampoco se justifica el no utilizarlo, toda vez que nos provee continuamente de mejoras y actualizaciones y de seguridad para evitar robo de información.
¿Que pasa si llegan a hacerme una auditoria de software?
El proceso de una auditoria de activos de software cuando llegan a tu oficina es el siguiente:
- Se presentas regularmente dos personas, una quien es la representante legal de la VSA instancia que en conjunto con el IMPI, esta autorizada para solicitar la revisión del software. Y una segunda persona, normalmente un Ingeniero quien es el encargado de realizar la inspección en los equipos de computo. Ambos deben de estar plenamente identificados, para evitar sorpresas.
- Una vez que le dan acceso y entrevistarse brevemente con un responsable de la oficina, proceden a elegir cuales son los equipos que desean revisar. Normalmente en una proporción de entre 40% y 50% del total de los equipos y los elijen al azar.
- El técnico procederá a la revisión de los equipos que se eligieron, solicitando a los usuarios que ya no toquen sus equipos, después de cada una de las revisiones, se levanta un acta con la descripción de cada computadora y con el software y versiones que se encuentra instalado en cada una de ellas.
- Una vez realizada esta primera etapa, dejan un copia y regresan para segunda entrevista, dándonos oportunidad de buscar y tener a la mano las facturas que avalen la compra de equipo (con software pre-instalado) y/o el licenciamiento que se entro instalado en los equipos.
- Durante la segunda entrevista, se revisan estas facturas (evidencias de compra) que garantizan el uso del software. En esta etapa debemos de considerar que tratándose de un negocio, todas las licencias deben de ser en versiones profesionales, ya que en caso contrario, aunque el software sea original, nos haremos acreedores a una multa. Por otro lado, dependiendo de las versiones de software encontradas, se deberá mostrar la evidencia de compra de cada versión que corresponda. En el caso de encontrar varias versiones y no tener como comprobar su compra, la multa será acumulable desde la versión mas vieja que se haya encontrado, ya que se presume que desde ese momento ala fecha se ha estado explotando el software.
- Después de que se hizo el cruce de información, dependiendo del resultado, se procede a liberar la auditoria ó a calcular el costo de la multa económica.
- En el peor de los casos de que exista una multa, esta deberá cubrirse en el tiempo que se acuerde con el auditor, sin eximirnos de la compra del licenciamiento en cuestión.
- Una vez finalizada esta etapa, el auditor se reserva el derecho de regresar 6 meses posteriores a esta fecha, para validar que se haya implementado el licenciamiento del software en cada uno de los equipos.
Te recomendamos ampliamente que hagas una revisión exhaustiva del software que utilizas en tu negocio, para evitar caer en los supuestos de multas económicas que regularmente hacienden a varios miles de dólares.
Espero que esta información te sea de utilidad para tu negocio. Hasta la próxima.
